Algemene Voorwaarden

Helvaro BV · Van kracht sinds 1 september 2026 · Laatst bijgewerkt: 29 oktober 2026 (artikel 10, koppelingen)

1. Partijen en identificatie

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten tussen Helvaro BV (hierna "Helvaro") en de opdrachtgever (hierna "Klant"). Door gebruik te maken van de diensten van Helvaro aanvaardt de Klant deze voorwaarden.

Helvaro is bereikbaar via hello@helvaro.pro. Helvaro richt zich uitsluitend op zakelijke klanten (B2B).

2. Dienstverlening

Helvaro is een SaaS-platform dat inkomende leads automatisch te woord staat via WhatsApp, ze kwalificeert met een AI-assistent, en de resultaten toont in een dashboard. Optioneel plant de assistent afspraken in de agenda van de Klant.

Helvaro levert een platform en een AI-assistent. Helvaro levert geen leads, geen verkoopresultaat en geen omzetgarantie.

3. Abonnementen en prijzen

Helvaro werkt met drie abonnementen. Alle bedragen zijn inclusief 21% btw en gelden per maand:

• Starter, €249,99 per maand, 3.000 credits
• Growth, €499 per maand, 10.000 credits, inclusief beeldgeneratie
• Scale, vanaf €799 per maand, 20.000 credits. Dit is een vanafprijs: het tarief wordt per klant bepaald op basis van het verwachte volume en schriftelijk bevestigd vóór aanvang.

Het actuele aanbod in het dashboard is leidend. Prijswijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf per e-mail aangekondigd en gelden nooit met terugwerkende kracht.

4. Credits

Het verbruik van het platform wordt afgerekend in credits. Eén gekwalificeerd WhatsApp-gesprek kost 20 credits. Beeld- en videogeneratie en andere AI-functies hebben elk een eigen tarief, dat vóór gebruik in het dashboard zichtbaar is.

• Credits horen bij de lopende maand en worden bij verlenging opnieuw toegekend.
• Credits vertegenwoordigen geen geldwaarde, zijn niet overdraagbaar en worden niet uitbetaald.
• Is het maandtegoed op, dan kan de Klant bijkopen of wachten tot de volgende periode. Helvaro schort de dienst niet stil zonder dat dit in het dashboard zichtbaar is.
• Elke creditmutatie wordt vastgelegd in een grootboek dat de Klant in zijn dashboard kan inzien.

5. Proefperiode

Nieuwe klanten ontvangen een gratis proefperiode van 14 kalenderdagen. Na afloop gaat de Klant automatisch over naar het gekozen abonnement, tenzij vóór het einde van de proefperiode schriftelijk wordt opgezegd.

6. Contractduur en verlenging

Na de proefperiode gaat de overeenkomst in voor een initiële looptijd van 3 maanden. Daarna wordt de overeenkomst maandelijks verlengd, tenzij de Klant minimaal 30 dagen voor het einde van de lopende periode schriftelijk opzegt via hello@helvaro.pro.

7. Betaling

Facturen worden maandelijks vooraf verstuurd en dienen binnen 14 dagen na factuurdatum te worden voldaan. Betalingen verlopen via onze betaalprovider Stripe; Helvaro bewaart zelf geen kaartgegevens. Bij niet-tijdige betaling kan Helvaro de toegang tot het platform opschorten tot betaling is ontvangen.

8. AI-functionaliteit

De assistent van Helvaro schrijft antwoorden met behulp van AI-taalmodellen. Dat betekent:

• Antwoorden worden per gesprek gegenereerd en zijn niet vooraf goedgekeurd. Ze kunnen onvolledig of onjuist zijn.
• De Klant blijft verantwoordelijk voor de inhoud die namens zijn bedrijf wordt verstuurd, en voor het toezicht daarop. Het dashboard toont elk gesprek volledig, zodat meelezen en ingrijpen altijd mogelijk is.
• De assistent geeft geen juridisch, medisch of financieel advies en mag daar door de Klant ook niet voor worden ingericht.
• Helvaro kan het onderliggende model wijzigen wanneer dat de kwaliteit of de kosten ten goede komt.

9. WhatsApp

Helvaro verstuurt berichten via het WhatsApp Business Platform van Meta. Daarop gelden ook de voorwaarden en het beleid van Meta, en die staan boven wat hier is afgesproken:

• Buiten het venster van 24 uur na het laatste bericht van de lead mag alleen een door Meta goedgekeurde sjabloon worden verstuurd. Goedkeuring gebeurt per taal en ligt bij Meta, niet bij Helvaro.
• Een lead die STOP (of een gelijkwaardig woord) antwoordt, wordt automatisch afgemeld en ontvangt geen berichten meer.
• De Klant staat ervoor in dat hij de contactgegevens die hij aanlevert rechtmatig heeft verkregen en dat de ontvanger contact mag verwachten.
• Meta kan een afzender beperken of blokkeren bij klachten. Helvaro kan het gebruik van een gedeeld nummer opschorten wanneer het gedrag van één klant de bezorging voor andere klanten in gevaar brengt.

10. Koppelingen: Google Agenda, Gmail, Microsoft 365 en andere diensten

Helvaro werkt samen met diensten van derden. Behalve het WhatsApp-verkeer (artikel 9) zet de Klant elke koppeling zelf aan, en hij kan ze op elk moment verbreken in Helvaro of bij de aanbieder zelf. Daarbij geldt altijd:

• Helvaro vraagt alleen de rechten die een functie nodig heeft. Toegangssleutels worden versleuteld bewaard en komen nooit in de browser terecht.
• Op elke dienst gelden ook de voorwaarden en het beleid van de aanbieder. Bij het gebruik van die dienst gaan die voor op wat hier staat.
• Een aanbieder kan een koppeling wijzigen, beperken of stopzetten. Helvaro meldt dat zo snel mogelijk en zoekt in redelijkheid een oplossing, maar is niet aansprakelijk voor storingen of beslissingen van een andere dienst.

De koppelingen:

• Google Workspace. Google Agenda (beschikbaarheid lezen, afspraken aanmaken en beheren), Gmail (nieuwe e-mail van leads lezen en antwoorden versturen vanaf het adres van de Klant) en Google Drive (alleen documenten die de Klant zelf kiest). Het gebruik volgt de Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten.
• Microsoft 365. Outlook-agenda, Outlook-mail (antwoorden versturen) en SharePoint (documenten). SharePoint werkt alleen met een werk- of schoolaccount, niet met een persoonlijk Microsoft-account.
• WhatsApp Business (Meta). Zie artikel 9.
• Assistent op de website. Een script dat de Klant op zijn eigen website plaatst. De assistent meldt zelf dat hij een AI is. De Klant vermeldt het gebruik in de privacyverklaring van zijn website.
• Belassistent (telefoon, via ElevenLabs). Staat standaard uit. Ingeschakeld meldt de assistent aan het begin van elk gesprek dat hij een digitale assistent is en dat het gesprek wordt samengevat. De Klant zorgt ervoor dat dit mag volgens de regels die voor hem gelden.
• Voorraad. AutoScout24, mobile.de, 2dehands/2ememain, Gocar en de eigen website of feed van de Klant. Helvaro leest alleen gegevens die de Klant openbaar aanbiedt of waartoe hij toegang geeft. De Klant blijft verantwoordelijk voor juiste prijzen en beschikbaarheid, en voor het naleven van de voorwaarden van die platformen.
• Aanvragen van autoportalen. Aanvragen die via deze portalen in de gekoppelde mailbox binnenkomen, herkent Helvaro als lead.
• Meta-catalogus. Helvaro kan een voorraadfeed maken voor advertenties op Facebook en Instagram. Wagens zonder de gegevens die Meta verplicht stelt, worden weggelaten.
• CRM. HubSpot, Pipedrive, Salesforce of een eigen webhook: leads en afspraken worden doorgestuurd naar het systeem dat de Klant kiest.
• Beelden en video. Op verzoek van de Klant maakt Helvaro beelden en video's met AI-diensten (OpenAI, Kling). De Klant controleert het resultaat voor publicatie en staat in voor de rechten op het materiaal dat hij aanlevert.
• Betalingen (Stripe). Abonnementen en betalingen lopen via Stripe.
• Meldingen (OneSignal). Pushmeldingen op het toestel van de Klant, alleen na zijn toestemming.

11. Gebruik van het platform

Het is de Klant niet toegestaan om:

• Het platform door te verkopen of beschikbaar te stellen aan derden
• Het systeem te gebruiken voor spam, misleiding of illegale doeleinden
• Inloggegevens te delen met personen buiten de eigen organisatie
• Het platform geautomatiseerd te belasten op een manier die de dienst voor anderen verstoort

12. Eigendom van data en intellectuele eigendom

Alle leaddata die via het platform wordt verzameld blijft eigendom van de Klant. Helvaro verwerkt die data uitsluitend om de dienst te leveren en verkoopt ze niet. Bij beëindiging kan de Klant zijn data opvragen; zie het privacybeleid voor bewaartermijnen.

Het platform zelf, de broncode, de vormgeving en de merknaam Helvaro blijven eigendom van Helvaro. De Klant krijgt een niet-exclusief gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst. Teksten en beelden die de Klant met het platform genereert, mag hij vrij gebruiken.

13. Opschorting en beëindiging

Helvaro kan een account opschorten bij niet-betaling, bij gebruik in strijd met artikel 11, of wanneer het beleid van Meta of een andere leverancier daartoe verplicht. Behalve bij een acuut risico waarschuwt Helvaro vooraf en krijgt de Klant de gelegenheid het probleem te verhelpen.

Beide partijen kunnen de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen bij een ernstige tekortkoming die na schriftelijke ingebrekestelling niet binnen 14 dagen is hersteld.

14. Beschikbaarheid en beperkingen

Helvaro streeft naar een beschikbaarheid van minimaal 99% en kondigt gepland onderhoud zo mogelijk vooraf aan. Helvaro is afhankelijk van externe diensten, onder meer Meta (WhatsApp), Google, Stripe, Clerk, Airtable en Vercel, en is niet aansprakelijk voor onderbrekingen die daar ontstaan.

15. Aansprakelijkheid

Helvaro is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gederfde inkomsten of het niet converteren van leads. Het resultaat hangt mede af van het aanbod en de opvolging van de Klant.

De totale aansprakelijkheid van Helvaro is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat de Klant in de voorafgaande 3 maanden heeft betaald. Deze beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid.

16. Vertrouwelijkheid

Beide partijen behandelen informatie die in het kader van de samenwerking wordt uitgewisseld als vertrouwelijk en delen die niet met derden zonder schriftelijke toestemming.

17. Wijzigingen in de dienst en in deze voorwaarden

Helvaro ontwikkelt het platform door en kan functies toevoegen, wijzigen of uitfaseren. Bij een wijziging die een bestaande functie wezenlijk beperkt, wordt de Klant minimaal 30 dagen vooraf geïnformeerd.

Helvaro kan deze voorwaarden wijzigen. Klanten worden minimaal 30 dagen vooraf per e-mail geïnformeerd. Voortgezet gebruik na de ingangsdatum geldt als aanvaarding; wie niet akkoord gaat, kan tegen die datum kosteloos opzeggen.

18. Toepasselijk recht

Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing. Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost. Lukt dat niet, dan is de rechtbank te Antwerpen exclusief bevoegd.

19. Contact

Voor vragen over deze voorwaarden: hello@helvaro.pro